Từ tập hồ sơ giấy đến vị trí công trình trên bản đồ

Chương trình mục tiêu quốc gia bao gồm nhiều dự án, nguồn vốn, đối tượng và cơ quan tham gia. Ở cấp xã, một cán bộ có thể đồng thời phải theo dõi kế hoạch vốn, hồ sơ đầu tư, danh sách hộ thụ hưởng, tiến độ giải ngân, tài sản sau đầu tư và chế độ báo cáo. Khi đơn vị hành chính được sắp xếp, dữ liệu từ nhiều xã cũ tiếp tục phải hợp nhất, đối chiếu và cập nhật.

Thực tế tại xã Võ Lao cho thấy số hóa đã bắt đầu đi vào những phần việc cụ thể. Xã bố trí cán bộ, trang thiết bị để số hóa tài liệu theo thứ tự ưu tiên; ứng dụng công nghệ thông tin để số hóa danh mục dự án hạ tầng, định vị tọa độ GPS các công trình giao thông nông thôn và cập nhật danh sách hộ nghèo là người dân tộc thiểu số thụ hưởng chính sách.

Định vị GPS giúp mỗi công trình có một “địa chỉ số”, hỗ trợ kiểm tra vị trí, tránh nhầm lẫn sau thay đổi địa giới và tạo điều kiện theo dõi trên bản đồ. Khi gắn thêm thông tin về quy mô, nguồn vốn, thời gian thực hiện, chủ thể quản lý, số hộ hưởng lợi và tình trạng vận hành, dữ liệu công trình có thể phục vụ cả lập kế hoạch, kiểm tra và bảo trì.

Số hóa danh sách hộ thụ hưởng cũng có ý nghĩa tương tự. Dữ liệu được cập nhật, đối chiếu thường xuyên giúp hạn chế trùng lặp, bỏ sót hoặc áp dụng sai địa bàn, đối tượng; đồng thời hỗ trợ đánh giá một hộ đã nhận chính sách gì và mức độ thay đổi sau hỗ trợ.

Kết quả cuộc điều tra thực trạng kinh tế - xã hội các dân tộc thiểu số năm 2024 cho thấy, dữ liệu thu thập là cơ sở phục vụ hoạch định chính sách và xây dựng cơ sở dữ liệu dân tộc thiểu số. Từ điều tra quy mô lớn đến dữ liệu phát sinh hàng ngày ở cấp xã, yêu cầu chung là thông tin phải đúng, đủ, cập nhật và có khả năng kết nối.

Dữ liệu phải theo được dòng vốn và kết quả đầu ra

Hiện nay, báo cáo Chương trình thường được tổng hợp theo từng biểu mẫu, kỳ báo cáo và cơ quan chủ trì. Nếu các tệp dữ liệu không dùng chung mã định danh, cùng một dự án có thể xuất hiện với tên gọi, số liệu hoặc trạng thái khác nhau giữa kế hoạch, kho bạc, chủ đầu tư và báo cáo chuyên ngành.

Sau sắp xếp đơn vị hành chính, nguy cơ chênh lệch càng lớn. Hồ sơ dự án từ xã cũ phải bàn giao sang xã mới; tài khoản dự toán, chủ đầu tư, tên thôn và địa bàn thụ hưởng có thể thay đổi. Tại Võ Lao, việc đối khớp số liệu vốn chuyển nguồn của ba xã trước sáp nhập là một trong những nguyên nhân ảnh hưởng tiến độ giải ngân.

Từ thực tế đó, dữ liệu quản lý Chương trình ở cấp xã cần liên kết tối thiểu năm lớp thông tin: Kế hoạch và nguồn vốn; hồ sơ dự án; vị trí công trình; đối tượng thụ hưởng; kết quả đầu ra. Khi một khoản vốn được tra cứu, người quản lý phải biết vốn thuộc nhiệm vụ nào, công trình ở đâu, ai chịu trách nhiệm, bao nhiêu người hưởng lợi và kết quả thực tế ra sao.

Đây cũng là cơ sở để chuyển kiểm tra, giám sát từ “đếm hồ sơ” sang đánh giá hiệu quả. Dữ liệu có thể hỗ trợ nhận diện công trình chậm tiến độ, khoản vốn chưa giải ngân, địa bàn có tỷ lệ thiếu nước cao hoặc nhóm hộ chưa tiếp cận chính sách; hồ sơ số và tọa độ GPS giúp quản lý vị trí, song đánh giá đầy đủ vẫn cần quan sát công trình, kiểm tra chất lượng nước, số hộ sử dụng và phương án vận hành.

Khoảng cách số ở chính những nơi cần dữ liệu nhất

Báo cáo số 156/BC-SDTTG của Sở Dân tộc và Tôn giáo thẳng thắn nhìn nhận: hạ tầng và ứng dụng chuyển đổi số trong lĩnh vực dân tộc, tín ngưỡng, tôn giáo còn hạn chế; chưa hình thành cơ sở dữ liệu chuyên ngành tập trung phục vụ quản lý nhà nước; việc cập nhật, thống kê và tổng hợp số liệu chủ yếu vẫn thực hiện thủ công. Hạn chế này ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dự báo, phân tích tình hình và hiệu quả chỉ đạo, điều hành.

Quá trình số hóa tại Võ Lao đang đối mặt nhiều khó khăn. Khối lượng tài liệu cần xử lý lớn; đường truyền Internet tại các thôn thuộc địa bàn sáp nhập cũ chưa ổn định; hạ tầng kỹ thuật thiếu đồng bộ; cơ sở dữ liệu còn thiếu. Kinh phí bản quyền phần mềm chuyên môn vượt khả năng cân đối chi thường xuyên của cấp xã.

Cán bộ phụ trách chuyển đổi số chưa được đào tạo chuyên sâu về công nghệ thông tin và phải kiêm nhiệm nhiều công việc. Đây không phải trường hợp cá biệt. Báo cáo của Sở cho thấy sau khi kiện toàn mô hình chính quyền địa phương hai cấp, một số cán bộ làm công tác dân tộc, tín ngưỡng, tôn giáo ở cơ sở còn thiếu kinh nghiệm thực tiễn, trong khi khối lượng công việc lớn và biên chế hạn chế.

Vì vậy, yêu cầu số hóa không thể chỉ giao bằng văn bản. Cấp xã cần một bộ hướng dẫn thống nhất về cấu trúc dữ liệu, mã dự án, mã địa bàn, cách đặt tên tệp, bảo mật thông tin cá nhân, quy trình cập nhật và chế độ sao lưu. Biểu mẫu phải đơn giản, dùng được trên thiết bị phổ biến và hạn chế nhập lại cùng một thông tin vào nhiều hệ thống.

Cùng với đó, tỉnh cần có nền tảng hoặc kho dữ liệu dùng chung, phân quyền phù hợp cho từng cấp; bố trí kinh phí hạ tầng, phần mềm và hỗ trợ kỹ thuật. Dữ liệu cấp xã cần được thiết kế để có thể tổng hợp, kết nối với cơ sở dữ liệu chuyên ngành và hệ thống thông tin phục vụ quản lý nhà nước của Bộ. Cán bộ cơ sở cần được đào tạo gắn với hồ sơ thật, thực hành từ nhập dữ liệu, kiểm tra sai lệch đến khai thác báo cáo.

Số hóa chỉ có ý nghĩa khi làm giảm việc, không tạo thêm một tầng thủ tục mới. Một dữ liệu đã nhập đúng cần được tái sử dụng cho lập kế hoạch, báo cáo, kiểm tra, công khai và đánh giá; thay vì cán bộ tiếp tục vừa nhập hệ thống, vừa làm nhiều bảng tổng hợp thủ công.

Từ những bước đi ban đầu ở Võ Lao, có thể hình dung một phương thức quản lý Chương trình mục tiêu quốc gia sát cơ sở hơn: mỗi công trình có tọa độ và hồ sơ số; mỗi đối tượng thụ hưởng được xác định đúng; mỗi khoản vốn có tiến độ; mỗi kết quả có dữ liệu chứng minh. Khi đó, chuyển đổi số không chỉ giúp quản lý thuận tiện, mà còn tăng minh bạch và giúp nguồn lực đến đúng nơi, đúng người, đúng thời điểm.