Tại Hội nghị, đồng chí Bùi Thiện Lạc, Phó Chánh Văn phòng Ủy ban đã công bố các Quyết định của Bộ trưởng, Chủ nhiệm UBDT về việc thành lập Ban Chỉ đạo Hội nghị điển hình tiên tiến năm 2011 – 2015; thành lập Tiểu ban Thường trực – Hậu cần; thành lập Tiểu ban Tuyên truyền; thành lập Tiểu ban Nội dung. Hội nghị điển hình tiên tiến hệ thống cơ quan công tác dân tộc, tiến tới Đại hội Thi đua yêu nước toàn quốc lần thứ IX năm 2015 nhằm tổng kết, đánh giá đúng kết quả và tác dụng của Phong trào Thi đua yêu nước kể từ sau Đại hội Thi đua yêu nước toàn quốc lần thứ VIII đến nay; những thành tựu đã đạt được trong lĩnh vực công tác dân tộc và thực hiện chính sách dân tộc của Đảng, Nhà nước đối với sự nghiệp xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo an ninh quốc phòng vùng dân tộc và miền núi từ năm 2011-2015; chỉ ra hạn chế, tồn tại cần khắc phục, đồng thời nêu ra phương hướng, nhiệm vụ đẩy mạnh phong trào thi đua giai đoạn 2015 – 2020; biểu dương, suy tôn, khen thưởng các tập thể, cá nhân điển hình tiên tiến trong Phong trào Thi đua yêu nước giai đoạn 2011-2015, có thành tích xuất sắc trong các đợt phát động thi đua theo chuyên đề của cơ quan UBDT; giới thiệu cá nhân tiêu biểu xuất sắc đi dự Hội nghị điển hình tiên tiến hệ thống cơ quan công tác dân tộc (Đại hội cấp ngành) giai đoạn 2011-2015 và Đại hội Thi đua yêu nước toàn quốc lần thứ IX năm 2015. Hội nghị điển hình tiên tiến hệ thống cơ quan công tác dân tộctổ chức đảm bảo trang trọng, thiết thực, tiết kiệm, hiệu quả.

Phát biểu chỉ đạo buổi họp, Thứ trưởng, Phó Chủ nhiệm Hà Hùng, Trưởng Ban Chỉ đạo Hội nghị yêu cầu Ban Chỉ đạo cần phân công nhiệm vụ cụ thể, chi tiết cho các Tiểu ban, các thành viên trong Ban Chỉ đạo; xây dựng đề cương chi tiết báo cáo 5 năm Hội nghị điển hình tiên tiến của các tập thể và cá nhân, công bố và tôn vinh các điển hình tiên tiến xuất sắc ở địa phương tại Hội nghị lần này; lấy kết quả 5 năm Phòng trào Thi đua yêu nước của các tỉnh và tình hình thi đua yêu nước của UBDT tổng hợp vào báo cáo tổng kết 5 năm; xây dựng kế hoạch trình Lãnh đạo UBDT về kịch bản của Hội nghị; kế hoạch, nội dung, kịch bản xây dựng phim tư liệu 5 năm Phong trào Thi đua yêu nước. Phim tư liệu mô tả hoạt động thi đua yêu nước, điển hình tiên tiến của đồng bào, con người cụ thể, sinh động đại diện cho các vùng miền, các dân tộc thiểu số và trong hệ thống cơ quan làm công tác dân tộc; xây dựng nội dung tuyên truyền và yêu cầu các báo, tạp chí đẩy mạnh tuyên truyền cho sự kiện này; xây dựng kế hoạch tiến độ triển khai Hội nghị báo cáo Lãnh đạo Ủy ban.