Tại buổi họp, Ban Tổ chức đã phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân trong thời gian trước và trong thời gian đoàn ở Hà Nội. Cán bộ được phân công phụ trách có nhiệm vụ giữ thông tin liên lạc, nắm bắt thông tin chi tiết về thành phần, đặc điểm, lịch trình của đoàn đại biểu trước khi đoàn về Hà Nội. Tiếp theo sẽ tổ chức đón, quản lý, cung cấp thông tin và hỗ trợ đoàn tham gia các hoạt động trong thời gian đoàn ở Hà Nội.

Để chuẩn bị chu đáo cho Lễ Tuyên dương, Bộ trưởng, Chủ nhiệm Đỗ Văn Chiến yêu cầu: Tất cả các đồng chí được phân công phụ trách đoàn phải phát huy tinh thần trách nhiệm trong việc hướng dẫn, trợ giúp đại biểu; báo cáo kịp thời nếu có khó khăn, vướng mắc; đảm bảo tất cả các phương án tối ưu về ăn ở, đi lại và cần có phương án dự phòng về hậu cần, y tế để hỗ trợ các đại biểu trong suốt quá trình diễn ra Lễ tuyên dương. Bộ trưởng, Chủ nhiệm lưu ý: Các vụ, đơn vị và từng cá nhân kiểm tra, rà soát lại tất cả các khâu trong quá trình chuẩn bị để đảm bảo phục vụ cho Lễ Tuyên dương được tốt nhất.